POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

INDICE

1) Términos y definiciones.
2) Principios para el tratamiento de datos personales:
3) Identificación del responsable del tratamiento de la información:
4) Finalidades y tratamiento de sus datos personales
5) Sus derechos como titular de sus datos:
6) Autorización para el manejo de sus datos personales:
7) Atención a peticiones, consultas y reclamos:
8) Procedimiento para ejercer sus derechos:
9) Vigencia de la política de tratamiento de la información

Politicas Tratamiento de Datos

En cumplimiento con lo establecido en la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 capitulo 25 y 26, SUMINISTROS CLINICOS ISLA S.A.S define la siguiente Política y Procedimiento de Tratamiento de Datos Personales, la cual aplica para los datos  de CLIENTES ACTUALES Y PROSPECTO DE CLIENTES NUEVOS.

  1. 1) TERMINOS Y DEFINICIONES.

    De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:

    1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    4. d) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    5. e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    6. f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    7. g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  2. 2) PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

    En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

    1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por Suministros Clínicos Isla S.A.S debe ser informada al Titular.
    2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
    6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento
  3. 3) IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
    EMPRESA SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S
    Ciudad Bogotá – Colombia
    Dirección Principal: Calle 129 No. 46A-10
    Conmutador: (571) 625 0580  / (571) 633 2028
    Centro de Contacto: 300 6305208
    Correo electrónico: gestiondedatosclientesisla@gmail.com
    Encargado Responsable de los datos B.B.
    Cargo: Asistente Comercial

    Tabla 1 “Identificación Responsable y Encargado de Datos”

  4. 4) FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

    Los datos personales relacionados,  serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de SUMINISTROS CLINICOS ISLA SAS:

    a). Entrega de productos, b) visitas de mantenimiento de clientes, c) Informar sobre Campañas de Servicio, d) Comunicar Campañas promocionales, e) Realizar Encuestas, f) Medir niveles de satisfacción, comercialización g) Realizar Recordatorio para Mantenimientos de equipos vendidos por la organización, h) Ejecutar Campañas de Fidelización, i) Enviar Invitaciones a eventos o congresos, j) Realizar actualización de datos, k) Invitar a pruebas y promociones de productos, l) ofrecimiento de nuevos productos y/o servicios, m) Realizar seguimiento periódico del estado de cartera, n) Comunicar noticias de la Suministros Clínicos Isla S.A.S, ñ) envió de información tributaria a la DIAN. o)  Generar y entregar certificaciones comerciales de acuerdo a solicitud del titular. p) Corroborar información comercial, contractual básica a entidades que así lo requieran.

  5. 5) SUS DERECHOS COMO TITULAR DE SUS DATOS:
    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada por SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
    • Ser informado por SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  6. 6) AUTORIZACIÓN PARA EL MANEJO DE SUS DATOS PERSONALES:

    Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, por lo cual SUMINISTROS CLINICOS ISLA S.A.S, entrega formato F-PS-08 “Autorización para el tratamiento de datos personales” el cual deberá hacer llegar al encargado a través de correo electrónico o físico, según el caso.

  7. 7) ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

    Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

    En la sede  SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S: Calle 129 No. 46A-10 de Bogotá D.C.

    De lunes a viernes en el horario de atención al público (7:30 AM a 5:30 PM)

    Conmutador: (571) 6250580
    Centro de Contacto: 311 8111286
    Correo electrónico: gestiondedatosclientesisla@gmail.com
    Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través del correo electrónico indicado anteriormente dirigido al Asistente Comercial B.B. quien gestionará las peticiones, consultas o reclamos. Así mismo si lo considera necesario puede comunicarse a las líneas telefónicas indicadas.

    Tabla 2 “Identificación Encargado de Datos”

  8. 8) PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS:
    • Consultas

    El titular de los datos debe realizar el envió de su solicitud vía correo electrónico o físico, confirmando el acuse de recibido y a partir de este SUMINISTROS CLINICOS ISLA contará con un término máximo de diez (10) días hábiles.

    Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

    • Reclamos

    Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de ISLA SAS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el encargado del tratamiento de datos asignado por SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S (ver tabla No. 2), a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

    • Nombre e identificación del Titular
    • La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
    • La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
    • Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

    En caso de que la SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la  misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

    Si el reclamo resulta incompleto, SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

    Una vez recibido el reclamo completo, SUMINISTROS CLÍNICOS ISLA S.A.S incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

  9. 9) VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

    La presente Política se firma a los 02 días del mes de Noviembre del año 2016.

    LEONILDO TORRES MARTÍNEZ

    REPRESENTANTE LEGAL